4 Tipps für ein erfolgreiches Online-Event

Datum
19.11.2020

Bereich
Digitale Events
Digitale Workshops

Neben den vielen Chancen und Potenzialen, welche digitale Eventformate bieten, stellen sie Organisatoren und Veranstalter aber auch vor einige Herausforderungen. So ist der Erfolg von einem digitalen Veranstaltungsformat immer auch maßgeblich vom Engagement und dem digitalen Know-How aller Beteiligten abhängig. Der Einstieg sowie die Bedienbarkeit kann und muss möglichst einfach gestaltet werden. Letztlich hängt es aber immer am Teilnehmenden selbst, ob er die Möglichkeiten nutzt. Hinzu kommen die Besonderheiten, welche das digitale Setup, die Aufmerksamkeitsspanne der Zuhörenden sowie die Interaktionsmöglichkeiten betrifft. Um ein Event möglichst erfolgreich zu gestalten, empfiehlt es sich unter anderem Folgendes bereits frühzeitig zu bedenken:

1. Ausreichend Vorbereitung und eine klare Zieldefinition

Die Planung und Umsetzung digitaler Events benötigt Zeit und Energie und auf dem Weg begegnen einem oft vieles Unbekanntes. Ein frühzeitiger Einstieg in die Planung und Vorbereitung vermeidet nicht nur unnötigen Stress, sondern garantiert auch einen geplanten Erfolg. Besonders die Anfrage von Speakern und Akquise von Teilnehmenden benötigt Zeit. Die Erfahrung empfiehlt, spätestens zwei Monate vor dem Event sollte die Planung beginnen.

2. Das richtige technische Setup wählen und richtig bedienen

Die Tools und Plattformen bieten die Grundlage und Basis für jedes digitale Event. Genauso wie die Bühne im analogen Umfeld sollten diese stabil stehen. Bei der Wahl des richtigen Tools lohnt es sich, die Lösung mit Fokus auf den Anwendungsfall zu wählen und nicht starr auf ein bestehendes Tool zu beharren. Oft lohnt es sich besonders auch hier externe Hilfe zuzuziehen. vaerk unterstützt zum Beispiel mit dem gratis Eventkonfigurator zur Toolauswahl.

3. Die Moderation als maßgeblichen Erfolgsfaktor planen

Nicht zu unterschätzen ist vor allem im digitalen Raum die Rolle der Moderation und welche entscheidende Rolle diese für den Erfolg eines Events spielt. Dazu zählt vor allem auch, dass eine gute Moderation eines Onlineevents andere und neue Skills benötigt, wie die eines rein analogen Formates. So sollte die Moderation die Umstände und Begebenheiten der Tools gut kennen, sich im Digitalen sicher fühlen und auch auf spontane Änderungen oder mögliche Hindernisse flexible und locker reagieren. Schließlich ist es auch die Moderation, welche die Möglichkeit hat, ein Wir-Gefühl trotz der örtlichen Distanz zu erzeugen und die Teilnehmenden m Event mitzunehmen. Mehr zum Thema Moderation findest Du auch bald auf unserem Blog.

4. Die Teilnehmenden im Voraus abholen aber nicht überladen

Bei Formaten im digitalen Raum sollte garantiert sein, dass die Besucher*innen alle notwendigen Informationen und Links im Voraus, aber möglichst zeitnah zum Event erhalten. Es zeigt sich, dass geschriebene Erklärungen oder FAQ’s oft nicht gelesen werden. Dahingegen können kleine Videobotschaften und Tutorials alles Notwendige leichter transportieren. Wichtig ist vor allem, die Teilnehmenden nicht mit Informationen zu überlagern. Eine E-Mail, mit allen notwendigen Links, Informationen und Fakten, ein bis zwei Tage vor dem Event reicht aus und schon haben die Teilnehmenden die wichtigsten Informationen zum Eventbeginn in ihrem Postfach.

Mehr zu den Möglichkeiten von digitalen Events und wie Du dies konkret realisieren kannst, findest Du in unserem Whitepaper: Digitale Events erfolgreich umsetzten.