Messen 2021: Tipps für die digitale Umsetzung

Datum
21.01.2020

 

Bereich
Digitale Events

Spätestens mit der Absage der Hannover-Messe, der größten Investitionsgütermesse, als Präsenzformat ist klar, dass wir auch im Jahr 2021 nicht so schnell zu den Präsenzveranstaltungen und -formaten zurückkehren werden, wie viele gehofft haben. Glücklicherweise wagen jedoch manche Messeveranstalter:innen den Schritt ins Digitale, so auch die Hannover-Messe. Dabei werden oft unterschiedliche Gestaltungselemente sowie technische Möglichkeiten genutzt, um den persönlichen Kontakt sowie Austausch einer Messe ins Digitale zu bringen. 

 

Aktuell erleben wir auch, dass im Format "digitale Messen" die altbekannte analoge Welt der Ausstellungshallen vermarktet über die Quadratmeterzahl eines Standes ins Digitale gebracht wird. Aussteller:innen können zwischen unterschiedlichen Standmodellen wählen, auf welche per 3D-Modellierung Avatare, Roll-Ups und Tresen zu ganzen virtuellen Messeständen kombiniert werden. 

 

Aus unserer Erfahrung heraus werden dabei jedoch zwei grundlegende Aspekte für digitale Events vernachlässigt. (A) Der digitale Raum sowie die Art und Weise wie wir mit ihm interagieren sind grundlegend verschieden zu der im Analogen. (B) Im Vordergrund von Messen und Events steht stets der Informationsgewinn, das Netzwerken sowie der persönliche Austausch. Um optimal auf das digitale Messejahr 2021 vorbereitet zu sein, haben wir hier unserer Learnings und Tipps sowohl für Veranstalter:innen als auch für Aussteller:innen einer digitalen Messe zusammengefasst und raten daher, bewusst folgende Möglichkeiten zu suchen und zu nutzen: 

 

Den digitalen Raum verstehen und richtig nutzen. Die menschliche Interaktion in den Mittelpunkt stellen.

Schnittstelle zwischen Mensch und Internet bildet meist ein zweidimensionaler, rechteckiger Bildschirm unterschiedlicher Größe. Anstelle des Versuchs, auf diesem die komplexe Welt einer Messehalle abzubilden, können möglichst einfach gestaltete Oberflächen mit beispielsweise Kacheln eine deutlich bessere Usability ermöglichen. Schließlich sollte das Ziel sein, die Besucher:innen möglichst einfach und schnell in den persönlichen Kontakt mit den Aussteller:innen zu bringen. "Der Weg" zum Stand oder der Veranstaltung sollte so einfach wie Möglich sein und ist digital mit drei Mausklicks zu erledigen, anstatt "zu Fuß".

 

Das Angebot zu den Teilnehmenden bringen, nicht die Teilnehmenden zum Angebot. 

Jemanden anzusprechen ist sowohl technisch als auch organisatorisch im Digitalen deutlich schwieriger als im Analogen. Der Gang über die Messe erfolgt je nach genutzter Plattform meist sehr anonym. Umso schwerer ist es, für Aussteller mit potenziellen Interessent:innen in den Kontakt zu kommen. Anstatt die Ausstellung in den Mittelpunkt der Veranstaltung zu stellen und den Ball bei den Besucher:innen zu lassen, gilt es Formate zu schaffen, in denen die Ausstellende ihre Angebote proaktiv einer Zuhörerschaft vorstellen können, um anschließend mit Interessenten in den persönlichen und individuellen Austausch zu gehen. Beispielsweise indem ein Rahmenprogramm zentralen Mittelpunkt der Veranstaltung bildet, auf dem die Aussteller:innen ihre Angebote vorstellen können.

 

Speeddatings und Matchmaking mit persönlichem Austausch per Videochat.

Aus technischer Sicht bietet ein Matchmaking im Digitalen viele Chancen, indem die Gesprächspartner auf Basis vorher befragten Interessen und Angeboten zusammengebracht werden. Viele Messen und Events bieten solche Netzwerkformate an. Besonders als Aussteller, aber auch als Besucher können diese sehr effizient genutzt werden, um neue Kontakte aber auch inhaltlichen Austausch zu pflegen. Das direkte persönliche Gespräch per Videochat im Einzelgespräch ermöglicht zudem einen tieferen Austausch womit auch eher ein langfristiger Kontakt entsteht, als im Chat am virtuellen Messestand.

 

Erster Kontaktaustausch mit dem Ziel einer langfristigen Verknüpfung und Follow-up

Werden die technischen Elemente passend kombiniert und genutzt, bieten nun auch oder gerade digitale Events viele Möglichkeiten zum Knüpfen neuer Kontakte und dem Ausbau eines Netzwerkes. Dabei sollte jedoch bereits im Voraus dafür gesorgt sein, dass dieser Kontakt nicht einmalig bleibt, sondern nachhaltig weiterverfolgt wird. Einige Event-Plattformen bieten hierfür Möglichkeiten zum direkten Kontaktaustausch und connecten. Zudem eignet sich auch LinkedIn, um sich über das Event hinaus zu verknüpfen. Aus Ausstellersicht wird ein neuer Kontakt auf dem digitalen Event wohl oft nur ein erstes Gespräch bleiben, daher lohnt es sich hier gleich im Gespräch ein Follow-up-Termin zum Individualgespräch zu vereinbaren.

 

 

Erfolgreiche Gestaltungselemente für digitale Events

Es gibt unzählige Möglichkeiten ein digitales Event auszugestalten und umzusetzen. Folgende Gestaltungselemente sind in den gängigsten Event-Plattformen verfügbar oder können auch in Eigenregie mithilfe mehrerer Videoräume und einer zentralen Linksammlung (z.B. als Landingpage) aufgebaut werden. Gerade bei mehrstündigen oder -tätigen Events lohnt es sich, eine möglichst zentrale Lösung zu finden, in denen die Besucher:innen sehr leicht zwischen den unterschiedlichen Bereichen wechseln können.

 

Rezeption - Ein zentraler Ort zum Ankommen

Die Rezeption bildet auch beim Online Event den zentralen Ort für alle Teilnehmenden, um Anzukommen, einen Überblick zu gewinnen und sich zu informieren. Ob als One-Pager im Web oder direkt in der Event-Plattform integriert bietet sich hier Platz für allgemeine Informationen rund um das Event, die Agenda, alle wichtigen Tools und Links, sowie bei Bedarf eine Platzierung der Speaker:innen, Partner:innen und Sponsoren.

 

Bühne - Für die großen Shows und Beiträge

Die Bühne bildet beim Event den zentralen Ort für die Moderation, Vorträge und Beiträge. Besonders im digitalen Format ist es wichtig, hier zu investieren und den Zuschauenden einen leichten Einstieg sowie eine gute Qualität in Bild und Ton zu liefern. Das ergänzt mit interaktiven Elementen wie Umfragen, Chats oder Zuschalten, ermöglicht so bis zu 10.000 Teilnehmer:innen den Talk live und wie aus der ersten Reihe zu erleben.

 

Sessions - Interaktion in kleineren Gruppen

Sessions und Breakout-Rooms ermöglichen kleinere Vorträge oder die Arbeit in Teams und Gruppen sowie Workshop-Formate und leisten damit einen großen Beitrag zur Interaktivität von Events. Dabei können diese sehr flexibel genutzt werden, um beispielsweise parallele Streams zu eröffnen oder aber den Teilnehmenden einen Raum für den informellen Austausch zu geben. Je nach Tool sind hier keine Grenzen gesetzt.

 

Netzwerken - Neue Kontakte und Gespräche

Einer der größten Mehrwerte für Teilnehmer:innen von Events sind neue Kontakte und persönliche Gespräche. Und besonders digitale Formate bieten die Möglichkeit, sich breit zu vernetzen und global Kontakte zu knüpfen. Es lohnt sich daher bewusst ein Networking in die Agenda mit einzuplanen. Verschiedene Tools bieten hier tolle Möglichkeiten, um Interessierte randomisiert oder selbstgesteuert neuen Kontakten vorzustellen.

 

Ausstellungen - Messestände und mehr

Digitale Stände bieten besondere Möglichkeiten, die Nutzer auf Angebote oder weiterführende Informationen von Aussteller aufmerksam zu machen. Dabei gilt es vor allem, die Inhalte ansprechend zu gestalten und in den Vordergrund zu stellen. So lassen sich schließlich sehr einfach und schnell digitale Messestände aufbauen, welche die Potenziale des digitalen Raums wahrnehmen und Nutzer*innen ansprechen.

 

Backstage - Für alles hinter den Kulissen

Genauso wie im analogen, benötigen auch digitale Events ein gut verdrahtetes Team, welches hinter den Kulissen alle Fäden zieht und auch die Speaker und Beteiligte durch das Event leitet. Ein dedizierte Backstage-Bereich und Chat ermöglicht die Kommunikation im Team und mit allen Beteiligten, um so einen flüssigen und fehlerfreien Ablauf zu garantieren. Damit ist jeder informiert, vorbereitet und fühlt sich sicher.

 

Diese unterschiedlichen Gestaltungselemente bilden die relevanten Zutaten für ein digitales Format. Dabei gilt wie auch beim Kochen: Erst die richtige Kombination und Zubereitung der Zutaten ermöglicht ein erfolgreiches Format. Zu viele Elemente, zu weniger oder einzelner schlechter Qualität können das Gericht verderben. Mehr zu den Möglichkeiten von digitalen Events und wie Du dies konkret umsetzen kannst, findest Du in unserem Whitepaper: Digitale Events erfolgreich umsetzten. Planst Du selbst aktuell ein konkretes Event, helfen wir Dir gern in der optimalen Umsetzung: Kontakt.