Das A und O beim Speaker:innen-Management

Datum
11.03.2021

Bereich
Digitale Events

Digitale Workshops

Digitale Zusammenarbeit

Vorher: Die Auswahl der passenden Speaker:innen

Das Thema und Format für Dein nächstes digitales Event steht und jetzt fehlen noch die Speaker:innen? Erster Schritt ist das Brainstorming: Wer ist Speazialist:in auf dem Gebiet? Welche Meinungen sollten vertreten sein? Wer befindet sich in meinem Netzwerk und wen kann ich kontaktieren? Was möchte die Audienz wissen und hören?

Nach einer ersten Kontaktaufnahme, z.B. via LinkedIn oder E-Mail, ist es wichtig in einem Telefonat aufzuzeigen, warum Du genau diese Person kontaktiert hast. Im weiteren Verlauf gilt es, das Ziel und den Mehrwert für die Person herauszustellen. Der Beitrag zum Event sollte sowohl für die Speaker:innen als auch für die Teilnehmer:innen ein spannendes Ereignis sein. Ein Vorteil ist beispielsweise, dass der/die Speaker:in das Netzwerk zu dem Thema erweitern kann, da andere spannende Speaker:innen mit dabei sind oder es eine coole Workshop-Session gibt. Anschließend sollte natürlich auch der organisatorische Rahmen geklärt werden: Wie lange wird der Beitrag andauern? Welches Tool wird genutzt und gibt es eine Einführung? Wer ist die Zielgruppe? Gibt es eine Vergütung?

Kommt es zu einer Einigung, kannst Du auch noch einmal genauer über den Inhalt des Vortrags, mögliche Fragen oder wichtige Informationen zur Person besprechen. Dies ist besonders für die Vorbereitung der Moderation für das Event relevant. Wertvoll ist außerdem der Hinweis, dass es kurz vor dem Event noch eine Generalprobe gibt, um sich mit dem Tool und den anderen Vortragenden vertraut zu machen. Wichtig ist dabei immer die Möglichkeit, Fragen zu stellen und Unklarheiten zu klären. Nutzt auch das Netzwerk der Speaker:innen, um nochmal die Werbetrommel zu rühren. Gibt es Marketingmaterialien? Schickt diese mit der Einladung zur Generalprobe nochmal mit und erinnert freundlich daran, dass Ihr Euch über Teilnahmen aus deren Netzwerk freut und dies dem Event einen Mehrwert bietet.

Währenddessen: Vorbereitung und Anmoderation

Für die Vorbereitung der Anmoderation ist es immer spannend, online nach weiteren Informationen zu der Person, der Thematik oder dem Unternehmen zu suchen: Was war ein letztes Zitat bei einem Interview oder Podcast? Worum ging es im letzten LinkedIn Post? Gibt es eine Ähnlichkeit zwischen den Speaker:innnen, wie zum Beispiel eine gemeinsame Heimatstadt oder Studienort? Dies kann als kleiner Icebreaker zu Beginn eines Vortrages gut funktionieren und kann besonders in digitalen Formaten, auch technische Probleme überspielen.

Nachgang: Ein persönliches Danke und Feedback

Wenn es die Zeit erlaubt, kann nach dem Vortrag und einer anschließenden Q&A-Runde ein Diskurs zur Thematik mitsamt den Teilnehmenden eröffnet werden. Zudem empfiehlt es sich, wenn möglich, den Teilnehmer:innen die Unterlagen des Vortrages im Anschluss zur Verfügung zu stellen. Beim Übergang in der Agenda zum nächsten Programmpunkt, kann auch noch einmal ein Bezug oder Rückblick auf den letzten Vortrag sinnvoll sein. Ist vielleicht der nächste Beitrag eine Gegenmeinung oder ein anderes Fachgebiet? Nutze diesen Moment auch, um allen noch einmal kurz eine Verschnaufpause zu ermöglichen.

Nach dem Event ist es schön, sich nochmal persönlich bei den Speaker:innen für die Teilnahme zu bedanken. Frag gerne nach Feedback, damit es beim nächsten Mal noch runder läuft. Vielleicht ergeben sich noch weitere Austauschmöglichkeiten und spannende Kontakte.

Eine freundliche und offene Kommunikation ist auch beim Speaker:innen-Management, wie so oft im Leben, eine wertvolle Basis für den Erfolg. Die Auswahl der Vortragenden eines Events spielt eine große Rolle für das Event und sollte dabei gut durchdacht werden, da es einen langfristigen Mehrwert bieten kann und für viele auch eine Chance zum Netzwerken ist.