Datum
02.12.2021
Partner
MFG Medien- und Filmgesellschaft BW
Bereich
Digitales Event
Branche
Kultur- und Kreativwirtschaft
Link
creatables.de
Im Auftrag der MFG Medien- und Filmgesellschaft Baden-Württemberg begleitet vaerk im Dezember 2021 die Produktion der 2. Internationalen creatables Konferenz. Da hinter einer digitalen Eventproduktion oft viel mehr steckt, als das, was die Teilnehmenden zu sehen bekommen, möchten wir Euch in diesem Blogartikel einen kleinen Einblick hinter die Kulissen schenken.
Was macht vaerk in so einem Projekt? vaerk ist Full Service Partner für digitale Events und unterstützt im gesamten Produktionsprozess, von der Ideenfindung über die Konzeption und Planung bis hin zur eigentlichen Produktion, Vermarktung und Nachbereitung. So haben wir auch bei der 2. internationalen creatables Konferenz bereits frühzeitig mit dem Auftraggeber und Projektpartnern erste Ideen gesammelt und mögliche Eventkonzepte ausgearbeitet. In mehreren virtuellen Treffen entstand so sehr schnell die Ideen eines Events mit besonderer Kulisse und Framing.
Ausschnitt aus dem Miro-Planungsboard zur creatables Konferenz
Eines der wichtigsten Aspekte bei digitalen Events und Konferenzen ist das Storytelling und Framing. Denn ein digitale Raum entsteht nicht allein durch das richtige digitale Tool. Die Personen in ihm, die Moderation sowie die Geschichten und der rote Faden, welche erzählt werden, machen ihn zu einem menschlichen digitalen Raum, in dem auch über eine weite Distanz Nähe und Verbundenheit empfunden werden kann. Umso stärker haben wir bei der creatables Konferenz das Augenmerk auf die Geschichte des Events gelegt. Letztlich ist dabei die Analogie zum "Raumschiff Erde" entstanden, welches die Herausforderung der Klimakatastrophe beschreibt, indem sie den Planeten Erde mit einem Raumschiff gleichsetzt, welches die Besatzung zu retten hat. Für das Event selbst, sollte damit ein Raumschiff entstehen, in welchem wir alle Erdbewohner miteinander verbinden und Ideen für kreative Nachhaltigkeit austauschen. Mehr über das Konzept des Raumschiff Erde liest Du hier.
Um das Konzept des Raumschiffs Erde umzusetzen, war für die Live-Produktion der creatables Konferenz eine besondere Location notwendig. Dabei spielte nicht nur die räumliche Ausgestaltung eine wichtige Rolle, sondern vor allem auch die notwendigen Begebenheiten für ein Livestreaming wie z.B. Strom, Internet und Co. Glücklicherweise bot die Ludwigsburger Kreativagentur und creatables-Eventpartner pulsmacher ihre Büroräumlichkeiten für die Umsetzung der Konferenz an.
Bürofläche der Ludwigsburger Agentur pulsmacher
Nun lag es an vaerk, die bestehenden Location als Raumschiff in Szene zu setzen. Hierzu griffen wir auf ein breites Netzwerk an Veranstaltungstechnikern und Eventequipment zurück, um mit überschaubaren Aufwand das bestmögliche Ergebnis zu erzielen.
Aufbau der Eventkulisse
So entstand innerhalb eines Tages ein Raumschiff als Kommandozentrale für den Eventstream. Maßgeblich für die Lichtgestaltung waren dabei die Farben Blau und Rot, welche adaptiert von den Klimasteifen die Farben der creatables Initiative bilden. Damit sollte jedoch auch ein Gegensatz zum Ausdruck gebracht werden, der ein mögliches Schwarz und Weiß denken in Utopien oder Dystopien spiegelt und das Bühnenbild entsprechend in Szene und Stimmung setzt.
Finale Kulisse der creatables Kommandozentrale auf dem Raumschiff Erde
Bei der creatables Konferenz im Dezember 2021 traten ausschließlich Speaker:innen von Remotelocations auf. Die besondere Herausforderung war dabei, dass die sechs Speaker:innen aus drei Kontinenten und mitunter China zugeschaltet werden sollten. Zudem war das Ziel, die Vortragenden live in das Bühnenbild zu integrieren und so mit auf die Kommandozentrale zu schalten. Hierzu erstellte vaerk gemeinsam mit dem Berliner Künstler-Kollektiv Kollage Kollectiv eine Videomonitor-Installation, auf welchen die Speaker:innen im Livestream gemappt wurden.
Video-Installation zur Integration der Speaker:innen im Raumschiff Erde durch Kollage Kollectiv
Für die Videoproduktion des Livestreams kamen drei festinstallierte Kameras sowie eine mobile Kamera zum Einsatz. Besonders die Zuschaltung der Speaker aus den Remotelocations sowie das Mapping ihres Videosignals auf mehrere Monitore in der Kulisse stellte den technischen Aufbau vor eine besondere Herausforderung. Letztliche wählten wir für die Zuschaltung der Speaker die Open Source Lösung OBS Ninja und schnitten zusätzlich das Live-Bild aus dem Studio mit einem BlackMagic Atem Mini Pro. Gestreamt wurde über OBS auf die Eventplattform Hopin.
Finales Kamerabild mit Moderatorin Kathrin Radtke im Livestream
Die Teilnehmenden der Konferenz selbst erlebten erhielten des finale Livebild über die Eventplattform Hopin. Bereits seit Beginn an ist Hopin die Online-Event-Plattform unserer Wahl und beweist sich immer wieder als hervorragende Lösung für digitale Konferenzen. Für die 2. internationale Creatables Konferenz haben wir gemeinsam mit dem Auftraggeber auf Hopin verschiedene Räume, sowie einen Expo-Bereich und eine Networkingarea eingerichtet. So fanden beispielsweise auch schon am Vormittag des Eventtages auf Hopin interaktive Workshops zum Thema Nachhaltigkeit und Zukunftsgestaltung statt. Mehr über Hopin und ihre Funktionalitäten findest Du auch hier.
creatables als Nachhaltigkeit-Initiative selbst hat das Ziel, die Potenziale der Gamesbranche und der Gamifizierung für die Nachhaltigkeit zu nutzen. Und so sollte auch die creatables Konferenz 2021 mit einem spielerischen Element aufgelockert werden. Hierzu hat vaerk im Auftrag des Eventpartners diconium ein interaktives Spiel über Kahoot! realisiert, welches die Veranstaltung parallel zu den Vorträgen spielerisch begleitete. Dabei wurden die Inhalte der Speaker:innen aufgeriffen und auch Rückfragen oder Ideen der Teilnehmenden aktiv mit in das Event integriert.
Zuletzt lag die wichtigste Aufgabe für eine erfolgreiche Produktion der creatables Konferenz in der Regie der Live-Produktion. Als Gesamtverantwortlicher hat vaerk hierzu alle relevanten Fäden zusammengehalten und alle Beteiligten im Studio sowie in den Außenstandorten instruiert. Über entsprechende Intercom-Systeme sowie einen Slack-Channel konnten all relevanten Infos schnell und einfach kommuniziert und die Show am Laufen gehalten werden.
Entstanden dabei ist letztlich dieses Event:
Wir sind im digitalen Raum zu Hause und lieben Herausforderungen. Egal ob Konferenz, Workshop oder Teamevent - wir realisieren Dein Projekt. Wenn Dich dieses Projekt inspiriert hat und Du selbst einen Konferenz planst, dann melde Dich gerne bei uns.
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